Difu-Berichte 3/2008 - Difu-Datenbanken unterstützen den kommunalen Wissenstransfer

ORLIS und
kommDEMOS bieten umfangreichen Erfahrungsschatz für Kommunen

Relevante Literatur von und für Kommunen sowie kommunalbezogene Umfragen und deren Ergebnisse: Informationen hierüber werden seit Jahrzehnten in den beiden Difu-Datenbanken ORLIS und kommDEMOS für Kommunen praxistauglich aufbereitet.

Die beiden Datenbanken passierten im Sommer 2008 zwei markante Wegmarken: Die ORLIS-Literaturdatenbank überschritt die Marke von 300 000 Literaturnachweisen und kommDEMOS erreichte die Anzahl von 2 000 standardisierten Beschreibungen kommunaler Umfragen. Zwei stattliche Datenbanken sind also herangewachsen, die weit vor der Zeit begründet worden sind, in der die Schlagworte vom „Wissenstransfer“ und „Wissensmanagement“ Konjunktur bekamen. Mit großer Konstanz hat das Difu über Jahrzehnte die Fülle des kommunalen Schrifttums sowie das nicht leicht zu durchschauende Dasein kommunaler Umfragen strukturierend erschlossen und in ein elektronisches Informationsangebot über „Texte und Zahlen“ zu verwandelt.

Je umfangreicher eine Datenbank ist – gemessen an der Zahl der in ihr enthaltenen Informationsnachweise – desto größer wird die Gefahr, bei ihrer Nutzung in der Informationsflut zu ertrinken Diese Erfahrung mit der unübersichtlichen Fülle großer Informationsmengen kennt jeder bei der Recherche im Internet, das zwar ein gewaltiges, aber wenig strukturiertes Informationspotenzial bietet. Die Informationen in den Difu-Datenbanken sind dagegen strukturiert aufbereitet. Über Inhaltskategorien, zeitliche und regionale Eingrenzungen sowie eine Schlagworterschließung werden Literaturnachweise und Befragungen differenziert recherchierbar.

Die Grafiken zeigen den Inhalt der ORLIS-Datenbank in der Aufschlüsselung nach Themenfeldern.

Eine zielgerichtete Informationssuche erfolgt durch die Kombination von inhaltlichen, zeitlichen und regionalen Kriterien. So ergibt eine einfache Sachgebietsrecherche zum Themenfeld „demographischer Wandel“ die kaum zu bewältigende Anzahl von ca. 1 300 Informationsnachweisen. Die Suchanfrage lässt sich jedoch auf ein überschaubares und detailliert auf die Fragestellung ausgerichtetes Rechercheergebnis präzisieren. So ergibt eine am wissenschaftlichen „State of the art“ ausgerichtete Recherche im Demographiebereich durch Nutzung der Kategorie „Dokumententyp“ und unter Einschränkung des Erscheinungsjahres eine überschaubare Anzahl von 130 Forschungsberichten und Dissertationen aus den letzten fünf Jahren.

Im Nachweissystem kommunaler Umfragen kommDEMOS hingegen stellt sich das Problem zu großer Informationsmengen (noch) nicht. Die folgende Übersicht zeigt jedoch, dass die nach Sachgruppen sortierte Anzahl der Befragungsnachweise stark variieren.

Auch hier stehen für differenzierende Recherchen zahlreiche Kategorien zur Verfügung, die jedoch an den statistisch-methodischen Eigenschaften einer Befragung anknüpfen (z.B. Art des Auswahlverfahrens, Befragungsrücklauf, Befragungsweise). Bei kommDEMOS kann zusätzlich in tiefer räumlicher Differenzierung recherchiert werden (z.B. nach Raumtypen wie Region, Großstadt, Mittelstadt, Kleinstadt, Stadtteil).

Rund 900 Anfragen zu allen kommunalen Sachgebieten werden monatlich online an die Difu-Datenbanken gerichtet. Die Fragestellungen sind breit gestreut und reichen von Arbeitsmarktpolitik über Klimaschutz, Doppik oder regionalen Clustern bis hin zum Thema Zersiedlung.

Ziel beider Difu-Datenbanken ist es, den Kommunen beim Wissenstransfer Hilfestellung zu geben. Darüber hinaus hat im Zeitablauf eine Fülle von informationstechnischen Innovationen dafür gesorgt, dass die Datenbanken den Informationsbedürfnissen ihrer Nutzer angepasst werden konnten. So wurde in den letzten Jahren eine wachsende Zahl von PDF-Dateien mit dem vollständigen Inhalt der Literaturdokumente bzw. den Ergebnisberichten von Befragungen in die Datenbanken eingearbeitet. Damit entfällt für den Nutzer die unter Umständen zeit- und ressourcenaufwändige Beschaffung interessanter Informationen, was sich eindrucksvoll an den Abrufzahlen ablesen lässt: Innerhalb von drei Jahren hat sich die Nutzung verzehnfacht: Durchschnittlich 18 000 Volltexte werden zurzeit monatlich aufgerufen.

Beide Difu-Datenbanken erheben keinen Anspruch auf eine – wie auch immer definierte – Vollständigkeit des Informationsnachweises. Sehr wohl aber kann für sie in Anspruch genommen werden, wie keine andere Datenbank auf die spezifisch kommunalen Aufgaben deutscher Städte und Gemeinden abgestimmt zu sein. Hierzu tragen die Städte in besonderer Weise selbst bei, indem sie dem Difu ihre eigenen Publikationen gedruckt oder als PDF überlassen.

Es gehört zur Difu-Institutspolitik, die über 100 Zuwenderstädte beim Zugang zu den Datenbanken zu privilegieren. Dies findet seinen Ausdruck darin, dass für diese Städte und jeden dort beschäftigten Mitarbeiter sowie die kommunalen Mandatsträgern ein kostenfreier Online-Zugang zu ORLIS und kommDEMOS besteht. Einen solchen komfortablen Zugang haben auch weitere Institutionen, die zu den Trägern des Difu gehören (z.B. der Deutsche Städtetag, das BMVBS und das BBR, das Land Berlin sowie seine Bezirke).

Beide Datenbanken stehen aber auch kostenpflichtig beim IRB Stutgart der Allgemeinheit zur Verfügung. Darüber hinaus bietet das Difu im Verbund mit weiteren Partnern aus Großbritannien, Frankreich, Italien und Spanien mit dem Portal URBADOC ein europaweites Informationsystem für die Wissenschaft und Praxis an.