Difu-Berichte 3/2006 - Kommunales E-Government - drei Schritte vor und einer zurück

E-Government steht derzeit an der Schwelle zur "Dritten Generation"

Ende der 90er Jahre beschränkte sich die Nutzung des Internet in den Kommunen in erster Linie darauf, Informationsangebote ins Netz zu stellen - nicht zufällig nannten sich die städtischen Seiten im Netz häufig "Stadtinformationssysteme". Die damit beschriebene erste Generation des kommunalen EGovernment wurde gleitend abgelöst durch die zweite Generation, in der die reinen Informationsangebote um Kommunikationsund Transaktionsangebote erweitert wurden: durch die Bereitstellung von Formularen im Netz, durch Beteiligungsmöglichkeiten über die kommunalen Portale - ein Terminus, der "Informationssysteme" weitgehend abgelöst hat - oder die Möglichkeit elektronisch verfügbarer Interaktions- und Transaktionsangebote. Die Diffusionsgeschwindigkeit des EGovernment der zweiten Generation ist sehr unterschiedlich; Vorreiterkommunen und -regionen, etwa aus den Modellprojekten MEDIA@Komm - sind weit vorangeschritten, andere Kommunen sind im Wesentlichen bei Informationsangeboten stehen geblieben.

In der dritten Phase des kommunalen E-Government beginnen Innovationen und Einzellösungen zu integrierten und konsolidierten Umsetzungskonzepten zusammenzuwachsen. In Ergänzung zur Definition der Initiative D21 ist die dritte Generation also nicht nur durch ein "höheres Level" der Nutzung elektronischer Medien gekennzeichnet, sondern durch Integration auf verschiedenen Ebenen.

Jeder "Phasenübergang" zwischen den Innovationswellen (den "Generationen") ist eine Zeit wichtiger Weichenstellungen. Mit den gemachten Erfahrungen entstehen neue Fragen, neue Positionen und Erkenntnisse werden diskutiert, um für die nächste Phase gewappnet zu sein. Um die Diskussion über den Entwicklungsstand, die Entwicklungsperspektiven und die notwendigen Weichenstellungen gut begründet führen zu können, hat das Difu in Zusammenarbeit mit der KGSt eine aktuelle empirische Bestandsaufnahme vorgenommen. Der Anspruch war mehrerlei:

• Hohe Repräsentativität (z.B. haben sich mehr als zwei Drittel der größeren Städte und Gemeinden beteiligt),
• Orientierung an einem bewährten Analyserahmen ("Erfolgsfaktoren" aus der Begleitforschung MEDIA@Komm),
• methodische Präzision, indem jeweils gesonderte Werte für Gemeindegrößenklassen ausgewiesen werden (in anderen Befragungen werden meist Durchschnittsangaben der antwortenden Städte und Gemeinden gemacht, was abhängig vom Verhältnis antwortender kleiner und großer Kommunen zu willkürlichen Ergebnisverzerrungen führt),
• thematische Breite und Tiefe (Themen sind u.a. Strategie/Ziele, Projektorganisation und -management, Umsetzungsstand EGovernment- Angebote nach Zielgruppen und Komplexität, Signaturanwendungen, beispielhafte Lösungen, Wirtschaftlichkeitsrechungen, finanzielle und personelle Voraussetzungen, Formen der Zusammenarbeit, Verknüpfung mit Verwaltungsmodernisierung, Prozessoptimierungen, Informiertheit, Informationsbedarfe, Bekanntheit und Nutzen von Pilotvorhaben), und
• kommunaler Konsens über die relevanten Fragen (Erstellung des Fragenkatalogs mit Unterstützung der KGSt und in Abstimmung mit den drei kommunalen Spitzenverbänden).

Durch die vorgegangenen Umfragen des Difu und Verwendungen teilweise identischer Fragestellungen sind Aussagen über Veränderungen im Zeitablauf möglich.

Von Januar bis März 2006 wurde eine Vollerhebung bei allen Städten und Gemeinden mit mehr als 50 000 Einwohnern vorgenommen und eine repräsentative Stichprobe bei Städten und Gemeinden unter 50 000 Einwohnern gezogen. Zudem wurden alle gut 230 Landkreise befragt, die Mitglied bei der KGSt sind.

Wichtige Ergebnisse im Überblick

• Die wichtigsten Ziele des kommunalen E-Government haben sich in den letzten Jahren leicht verschoben. Die Ausschöpfung von Spar- und Rationalisierungspotenzialen ist wichtiger, wenn auch nicht dominant geworden. Wie schon 2001 stehen für die Kommunen die Modernisierung von Politik und Verwaltung sowie die verbesserte Erreichbarkeit für "Kunden" im Vordergrund.
• Bei den Online-Services sind die Kommunen speziell bei den Informations- und Kommunikationsangeboten oft schon weit fortgeschritten; Transaktionsangebote hängen im Vergleich dazu weit zurück.
• Erfreulich ist aber die Entwicklung des Problembewusstseins: die Kommunen haben mehrheitlich erkannt, dass Transaktionsangebote vor allem für die "Großkunden" der Verwaltung, vor allem für Vielnutzer wie Dienstleister und Intermediäre, eine wichtige Rolle spielen.
• Neben der Fortentwicklung der Fachanwendungen und Online-Services ist ein wesentliches Ziel des kommunalen E-Government die insgesamt stärkere Durchdringung der Verwaltungstätigkeit mit IT (z.B. Dokumenten-, Workflowmanagement, GIS-Unterstützung, virtuelle Poststellen und die Nutzung elektronischer Signaturen) und damit der weitere Ausbau der Basisinfrastruktur für E-Government.
• Die dominierenden Technikthemen im kommunalen E-Government sind IT-Sicherheit, Datenschutz sowie die Standardisierung von Datenstrukturen (xÖV) und Prozessen. Zukünftig wichtige Themen sind Mobile Government (in erster Linie für Mitarbeiter) und vor allem die Breitbandkommunikation.
• Neue Organisationseinheiten für E-Government sind auf kommunaler Ebene bisher sehr selten zu finden. Stattdessen nennen Kommunen mehrheitlich Haupt- bzw. Organisationsämter und IT-Verantwortliche als zuständige Stelle sowohl für die Planung als auch für die Durchführung von E-Government-Projekten.
• Öffentlich-private Partnerschaften bei EGovernment werden heute erst von rund einem Viertel aller Kommunen praktiziert. Die meisten dieser Partnerschaften werden etabliert, um die Entwicklung von Online-Services voranzutreiben.
• Weiterhin bestätigt sich das schon früher gezeigte Ergebnis, dass man dort, wo die Stadt- oder Kreisspitze für E-Government persönliche Verantwortung übernimmt ("Chefsache"), deutlich weiter vorangeschritten ist als in anderen Kommunen.
• Eines der wichtigsten Ergebnisse für die Weiterentwicklung von E-Government im föderalen System ist die starke Befürwortung einer Zentralisierung von Verfahren und Datenbeständen und damit einer veränderten Interpretation der kommunalen Selbstverwaltung.

Kritische Defizite

• Kommunales E-Government ist zunehmend, aber immer noch zu selten, strategisch angelegt, d.h. es fehlen oft Masterpläne oder andere mittel- bis langfristig angelegte Konzepte.
• Ein großes Defizit ist nach wie vor die wirkliche Optimierung und Neugestaltung von Prozessen (GPO). Stattdessen wird IT vielfach eingesetzt, um die bestehenden, oft suboptimalen Prozesse 1:1 abzubilden. Im Vergleich zu 2001 sind hier kaum Fortschritte erkennbar.
• Kosten-/Nutzenanalysen oder regelmäßige Wirtschaftlichkeitsberechnungen werden nur von wenigen der deutschen Kreise, Städte und Gemeinden vorgenommen.
• Das Marketing für die E-Government-Anwendungen - "Tu Gutes und rede drüber" - ist in kleineren Kommunen noch selten, ebenfalls werden noch zu selten Nutzungsanreize gewährt.
• E-Democracy spielt in den Überlegungen der Kommunen eine immer geringere Rolle. Von einem "Balanced E-Government" (Bertelsmann Stiftung), also einer ausgewogenen Entwicklung von E-Adminstration und E-Participation ist man noch weit entfernt.

Die Umfrage zeigt, dass es trotz noch vorhandener Defizite eine ganze Anzahl guter Beispiele gibt. Ausgewählte davon sind mit ihrem jeweils spezifischen E-Government- Profil in der Studie benannt. Es wird offensichtlich, dass Großstädte zwar erheblich größere Potenziale besitzen, dass aber auch in kleinen Städten und Gemeinden sowie Kreisen teilweise deutliche Fortschritte erzielt worden sind.

Dennoch machen die Ergebnisse der Befragung deutlich, dass entscheidende Weichenstellungen im kommunalen E-Government erst noch anstehen. E-Government der dritten Generation wird zu größeren Umbrüchen in Verwaltung und Politik, auch und gerade im Verhältnis zu Bürgern und zur Wirtschaft, aber auch im Verwaltungsgefüge, führen, als das beim Aufbau der ersten Stadtinformationssysteme vermutet wurde.

Die Veröffentlichung enthält eine Vielzahl von Abbildungen und Ergebnistabellen zu allen Fragen. Parallel werden die Ergebnisse in inhaltlich identischer Form in einem KGSt-Bericht veröffentlicht, um sie in der kommunalen Landschaft möglichst flächendeckend bekannt zu machen.